5 powodów, dla których warto zainwestować w elektroniczny system zarządzania dokumentami

Czasy, gdy pracownicy musieli pokonać z jakimś dokumentem kilometry korytarzy, aby uzyskać niezbędną akceptację pisma lub ewentualną jego korektę, bezpowrotnie mijają. Tradycyjny obieg dokumentacji firmowej, a często także urzędowej, ustępuje miejsca nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami to coraz bardziej powszechne narzędzie, wykorzystywane nawet w niewielkich przedsiębiorstwach. Jeśli zastanawiasz się nad wdrożeniem systemy kancelaryjnego w swojej firmie, przedstawiamy kilka najważniejszych korzyści, jakie daje przedmiotowy system.

Elektroniczny system kancelaryjny to porządek w dokumentacji

Uporządkowana, łatwo dostępna dokumentacja zdecydowanie ułatwia sprawne funkcjonowanie każdej firmy. System kancelaryjny pozwala przede wszystkim na zgromadzenie wszystkich dokumentów oraz firmowej korespondencji w jednym miejscu. W tej kwestii nie ma znaczenia, czy pismo, które wpłynęło do firmy lub zostało w niej wygenerowane, miało postać papierową, czy też elektroniczną. System gromadzi informacje w jeden, centralny zasób, zatem w jednym miejscu znajdziesz dane, które miały postać tradycyjnego, papierowego dokumentu, elektronicznego skanu, maila, czy też faksu.

System zarządzania dokumentami to także panowanie nad przepływem informacji

Korespondencja firmowa oraz wszelkie dokumenty generowane wewnątrz firmy, powinny być rejestrowane, między innymi dla zachowania porządku, archiwizacji i możliwości korekty dokumentu. Ważne jest także zidentyfikowanie relacji występujących pomiędzy dokumentami i właściwe kierowanie nimi. Elektroniczny system kancelaryjny pozwala na rejestrację pism tworzonych i wpływających do firmy z zewnątrz, a także ich dowolne katalogowanie i wiązanie.

Zarządzanie kancelaryjne to praca z dokumentacją z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu

Wykorzystując łącze internetowe masz dostęp do uporządkowanej, scentralizowanej dokumentacji z każdego urządzenia, także mobilnego, w sieci. To zdecydowanie ułatwia i usprawnia pracę z dokumentami oraz ich obieg.

Elektroniczny system kancelaryjny to także możliwość zarządzania zadaniami

Zarządzanie dokumentacją przekłada się na procesy przekazywania i delegowania realizowanych w przedsiębiorstwie zadań. System pozwala na przydzielanie spraw, pojedynczych i złożonych operacji. To kolejny element zdecydowanie usprawniający pracę i poprawiający wydajność w Twojej firmie.

System zarządzania obiegiem dokumentacji pozwala na realizację szeregu funkcji dodatkowych

Wiele systemów kancelaryjnych oferuje obecnie sporo funkcjonalności fakultatywnych. Generowanie różnorodnych raportów, ankiet i formularzy, także wzorów i schematów wniosków, pism, zawiadomień, a nawet dokumentacji związanej z obsługą podróży służbowych, to kolejny aspekt zdecydowanie usprawniający pracę każdej firmy.

Jeśli chcesz poznać jeszcze więcej korzyści, jakie niesie ze sobą nowoczesny system kancelaryjny, wejdź na https://www.autoid.pl/.